Wysyłasz wiadomość e-mail, ale zamiast do skrzynki odbiorczej trafiła ona do folderu SPAM? Jeżeli wysyłasz właśnie ofertę lub kolejną z wiadomości, której niekoniecznie życzy sobie odbiorca, to wiesz dlaczego tak się dzieje, ale kiedy wysyłasz zwykła wiadomość, korespondujesz z klientem i twoja wiadomość została sklasyfikowana jako SPAM to warto sprawdzić kilka rzeczy. Być może z powodu błędnej konfiguracji twojej domeny serwer odbiorcy cię odrzuca, lub jesteś na współdzielonym hostingu i sąsiad obok wysyła SPAM. Powodów może być wiele. Niestety na świecie ponad 75% wiadomości wysyłanych każdego dnia w sieci internet to SPAM, a ponad 90% tego SPAM’u to wiadomości niechciane czyli takie, których nie chcemy otrzymać. Pozostałe 10% to nachalne newslettery, na które na każdym kroku sklepy, firmy próbują nas namówić. Wiadomość „chciana”, ale otrzymując ich zbyt wiele, jest także SPAM’em. W niniejszym artykule omówię na przykładzie hostingu współdzielonego co można z tym zrobić.
Dlaczego trafiam do SPAM'u?
Jeśli jesteś zwykłym użytkownikiem i po prostu zwykła wiadomość trafia do Spamu, zamiast do Odbiorczej powodów może być kilka.
- Jeśli już kiedyś coś wysłałeś do odbiorcy i oznaczył on ciebie jako Spam, najpewniej każda kolejna wiadomość zostanie w ten sposób oznaczona, nawet po wielu latach.
- Jeżeli właśnie została przez ciebie uruchomiona, kupiona nowa domena i dopiero co została skonfigurowana może jeszcze nie być widoczna w „całym internecie” i serwery odbiorcy mogą za pomocą mechanizmów heurystyki, sprawdzania DNS i rekordów klasyfikować cię jako SPAM. Niestety większość spamerów rejestruje masowo różne domeny i wysyłają z nich od razu wiadomości niechciane, dlatego większość serwerów e-mail takie domeny może klasyfikować jako potencjalnie niechcianą.
- Jesteś na hostingu współdzielonym co oznacza, że podobnie jak inni na tym hostingu korzystasz ze współdzielonego adresu IP. Współdzielone środowisko jest tańsze niż dedykowane, dlatego koszt takiego hostingu to kilkanaście zł miesięcznie, a nie kilkadziesiąt/kilkaset jednak jeden uciążliwy sąsiad, który wysyła codziennie oferty do ludzi może zepsuć reputację takiego IP.
- Niepoprawnie skonfigurowana domena na hostingu, brakujące rekordy DNS.
- Próba wysyłki z FROM innego niż twoja domena, czyli kiedy próbujesz wysłać wiadomość jako inny adres niż jest faktycznie.
- Słownictwo użyte w wiadomości nacechowane słowami silnie ofertowymi, spamowymi.
Odpowiedzi na powyższe zagadnienia znajdziesz w dalszej części tego artykułu.
Jak poprawić dostarczalność e-maili?
Wspomniana dostarczalność wiadomości to określenie pewnej cechy wysyłanych wiadomości e-mail, która ma za zadanie trafić do skrzynki odbiorczej (lub co najwyżej ofert) odbiorcy. Aby zadbać o swoją dostarczalność konieczne jest zadbanie o higienę swojej poczty i wszystkiego co się z nią wiąże.
Odpowiadając na wyżej postawione zagadnienia poznasz sposoby na to jak poprawić swoją dostarczalność i jak zadbać o higienę swojej poczty i wszystkiego tego co się z nią wiąże.
- Jeżeli zatem już kiedyś, np. rok, dwa, pięć temu wysłałeś e-mail do odbiorcy i oznaczył on ciebie jako SPAM, to najpewniej każdy kolejny e-mail trafi właśnie do spamu o ile w ogóle tam dojdzie. Receptą jest kontakt np. telefoniczny lub z innego adresu z odbiorcą i wskazanie mu problemu, aby skontaktował się z administratorem swojego systemu pocztowego i zmienił reputację twojej domeny lub adresu, z którego wysyłasz.
- Nowe domeny jak już wspomniałem z reguły są wykorzystywane przez spamerów i niestety jest to zjawisko masowe, dlatego warto odczekać jeden, dwa dni od uruchomienia nowej domeny. Najlepiej kilka dni, zanim zaczniesz wysyłać z tej domeny e-maile. Serwery pocztowe wykorzystują mechanizmy heurystyki do analizy czy domena jest na przykład nowa i jeśli tak jest, to mogą wiadomości zrzucać do Spam lub w ogóle je odrzucać. Jeśli to nowa domena, odczekaj.
- Hosting współdzielony jest z pewnością tani i opłacalny, ale pamiętaj, że każdy hosting współdzielony z reguły na jeden adres IP przydziela wielu użytkowników i wielu klientów. Robi tak każdy hosting współdzielony, cokolwiek hostingodawca by ci nie powiedział. Przy usługach za kilka czy kilkanaście zł miesięcznie nie ma szans na dedykowane IP dla każdego. Po pierwsze dlatego, że pula IP jest ograniczona na świecie, a po drugie dlatego, że jeden dedykowany IP to koszt od kilkunastu zł miesięcznie do kilkudziestu na rynku światowym. Jeśli więc masz konto hostingowe za 15-30 zł miesięcznie, to nie ma na pewno dedykowanego IP bo byłoby to po prostu nieopłacalne. Receptą na to jest uruchomienie dedykowanego IP na hostingu współdzielonym. W tym celu skontaktuj się przez formularz kontaktowy, otrzymasz informację o cenie własnego adresu IP. Dzięki temu tylko ty będziesz odpowiadać za swoją reputację i nikt inny ci nie zaszkodzi. Jeśli więc zależy ci na tym, aby wiadomości e-mail były dostarczane prawidłowo warto zainteresować się usługą dedykowanego adresu IP.
- Niepoprawna konfiguracja domeny jest często powodem odrzucania wiadomości lub klasyfikowania ich jako SPAM. Zadbaj o poprawną konfigurację domeny, o rekordy DKIM, SPF, DMARC. O tych rekordach oraz o ich poprawnej konfiguracji przeczytasz na naszym blogu w oddzielnym artykule.
- Utworzyłeś adres jan@kowalski.pl, ale chcesz nadać wiadomość i wpisujesz w polu FROM/Nadawca adres np. kontakt@kowalski.pl albo jan@nowak.pl? To może być powodem błędnego dostarczania do folderu Spam. Serwery pocztowe są na takie praktyki mocno wyczulone gdyż jest to jedną ze standardowych praktyk wykorzystywanych przez spamerów. Wysyłanie wiadomości jako bank, spółdzielnia czy firma energetyczna to właściwie to samo co wysłanie przez Kowalskiego jako Nowak, albo Jana jako Andrzej. Nie praktykuj podszywania się pod inne konto, to wpłynie pozytywnie na dostarczalność.
- Słownictwo jest obok powyższego jedną z najważniejszych cech dobrego e-maila, który dociera do odbiorczej, a nie do SPAM’u. Jeśli w twojej wiadomości zawarłeś wiele odnośników do stron otwartym tekstem, słów typu „oferta”, „okazja”, „promocja”, „kredyt” i tak dalej to z pewnością mechanizmy heurystyki na hostingu (niezależnie od tego czy masz poprawnie skonfigurowaną pocztę i domenę) sklasyfikują cię jako spam. Nie używaj słów powszechnie uważanych za spamowe.
To tylko kilka podstawowych rad jak zadbać o prawidłową higienę swojego środowiska i dostarczalność e-maili. To oczywiście nie wyczerpuje tematu. Temat jest bardzo rozległy i nie da się go opisać w jednym artykule. W kolejnych z pewnością pojawią się inne porady jak dbać o swoją dostarczalność.